Wenn in Kanzleien vom Kampf um die besten Talente die Rede ist, die hohen Einstiegsgehälter und die ganzen Extras, geht es fast immer nur um Anwälte. Noch nicht im Blickfeld ist, dass die Kanzleien mittlerweile auch Probleme haben, gutes Office Personal zu finden. Marion Proft aus Berlin ist eine der Personalberaterinnen, die auch nichtjuristisches Personal an Kanzleien vermittelt. Ihre Plattform LegalProfession richtet sich ausschließlich an die Assistenz.

Eva Engelken: Frau Proft, haben Kanzleien ein Problem damit, gute Mitarbeiter für ihr Sekretariat zu finden?

Marion Proft: Ja, unabhängig von Standort, fachlicher Ausrichtung oder Größe der Kanzlei. Der juristische Markt ist sichtbar heterogen. Aber alle Kanzleien, ob Law Firm, Mittelstandsozietät oder Einzelanwalt, haben Probleme, ihre Assistenzpositionen zu besetzen.

Engelken: Warum ist es ein Problem, gutes Assistenzpersonal zu finden?

Proft: Seit dem deutschen Einheitsjahr 1989 hat sich die Zahl der zugelassenen Rechtsanwälte verdreifacht. Die Ausbildungszahlen in den juristischen Assistenzberufen, der Rechtsanwalts-, Notar- und Patentanwaltsfachangestellten, hat sich im gleichen Zeitraum halbiert. Die wenigen berufserfahrenen ReNoPats werden gesucht wie die Nadel im Heuhaufen. Und teilweise sogar super bezahlt. Je nach Mangel am Standort mit 50.000 Euro Jahresbrutto und mehr.

Engelken: Warum brauchen Kanzleien ReNoPat-Fachangestellte? Reicht eine Sekretärin nicht aus?

Für bestimmte Aufgaben sind Anwälte auf die ReNo, wie sie üblicherweise genannt wird, angewiesen. Sie ist nämlich extra dafür ausgebildet, Fristen zu notieren. Der Bundesgerichtshof hat mehrfach bestätigt, dass nur geeignetes Fachpersonal beim „Fristenwesen“ mitwirken darf. Kann der Anwalt nachweisen, dass eine ReFa die Akte betreut und die Fristen notiert und kontrolliert hat, erhält er somit die Chance auf Wiedereinsetzung der Frist. Hat jemand ohne Kammerprüfung die Fristen eingetragen, hat sein Wiedereinsetzungsgesuch wenig Aussicht auf Erfolg und er muss seine Versicherung bemühen. Er braucht also eine ReFa für die Haftung. Doch die muss er erst einmal finden.

Engelken: Warum lassen sich nicht mehr junge Leute in diesem Beruf ausbilden? Sind die Arbeitskonditionen so unattraktiv?

Proft: Ja, und die Bezahlung, wenn man von den Großkanzleien mal absieht. Vor allem aber ist der klassische Ausbildungsberuf der ReNoPat-Fachangestellten wenig bekannt und nicht mehr zeitgemäß. Die klassische Assistenz, also die Fachangestellten der ReNoPat-Berufe, ist auf die Anforderungen des deutschen Rechtsanwalts, Notars oder Patentanwalts ausgerichtet. Doch auch der Rechtsmarkt ist ein Teil der Europäisierung und Globalisierung. Der aktuelle Rahmenausbildungsplan ist über zwanzig Jahre alt und seit 2011 ohne Ergebnis in der Überarbeitung. Wenn die beteiligten Kammern, Berufsverbände und Ministerien nun langsam einen Konsens finden, soll der neue Ausbildungsplan ab September 2015 verbindlich werden. Das wäre ein wichtiger Schritt, aber keine Lösung des Nachwuchsproblems. Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) war bemüht, alle Sozialpartner an einen Tisch zu bekommen, allerdings ist an diesem Tisch kein Platz für die internationalen Wirtschaftskanzleien.

Engelken: Was müsste an der Ausbildung der ReNoPat-Fachangestellten geändert werden?

Proft: Bisher lernen die Fachangestellten, Fristen zu notieren, Mahnungen zu schreiben und Kostennoten zu bearbeiten. Das ist aber heutzutage nicht mehr das, was vor allem in den internationalen Wirtschaftskanzleien gefordert wird. Englischunterricht wäre zum Beispiel zeitgemäß, MS-Office-Kenntnisse, grundlegende wirtschafts- und gesellschaftsrechtliche Kenntnisse und vor allem Dienstleistungsmentalität

Engelken: Könnten die Kanzleien denn nicht selber geeignetes Office Personal ausbilden? Für den Anwaltsnachwuchs haben doch viele Kanzleien bereits eigene Akademien gegründet.

Proft: Das könnten sie und in der Tat würden auch viele Kanzleien gerne ausbilden, aber es fehlt an Bewerbern. Das hat viele Gründe, ein entscheidender Grund ist die Unwissenheit über den Beruf, das Arbeitsfeld und die Anforderungen. Vieles, was im Netz kursiert, ist schlichtweg nicht mehr zeitgemäß oder falsch. Eine Reno empfängt nicht den ganzen Tag Mandanten, arbeitet nicht mit dem Anwalt im Team und verbessert auch nicht das deutsche Rechtssystem. Mit diesen Vorstellungen kommen jedoch viele, die sich im Netz über den Beruf informiert haben. Von einer internationalen Wirtschaftskanzlei hat ein Schulabgänger noch nie etwas gehört. Was ein Patentanwalt ist, weiß oft noch nicht einmal eine berufserfahrene ReNo.

Bewerben müssten diesen Beruf eigentlich die Rechtsanwaltskammern. Die ReNoPat zählt zu den Kammerberufen und wird nicht von der IHK, sondern von der BRAK beworben. Das macht ihn aber praktisch zu einem werbefreien Beruf. Wenn sich doch mal eine Schüler/in um einen Ausbildungsplatz bewirbt, dann waren die Eltern in den meisten Fällen gerade in einer Scheidungsangelegenheit beim Anwalt oder für die Unterzeichnung eines Grunderwerbs beim Notar.

Engelken: Sind Kanzleien keine beliebten Arbeitgeber?         

Proft: Ob unbekannt oder unbeliebt, in jedem Fall sind die Bewerberzahlen rückläufig, die Fluktuation hoch und die Abbrecherquote liegt über dem Durchschnitt. Der Beruf hat viel Besonderes, die Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten ist speziell. Es ist eine weisungsgebundene Position ohne klassische Karrierechance, die auf der persönlichen Assistenz beruht. Es gibt keinen Aufstieg. Weil man nicht Berufsträger werden kann. Wer als Rechtsanwaltsfachangestellte arbeitet, sollte sich in der zweiten Reihe wohl fühlen.

Engelken: Und da kommen Sie ins Spiel und machen jungen Leuten die Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten schmackhaft?

Proft: Sagen wir, in nehme meine Vermittlerrolle sehr ernst. Ich informiere beide Seiten über Anforderungen und Erwartungshaltungen. Es ist nicht nur für Jugendliche wichtig, mehr über die Berufsbilder und juristische Arbeitsfelder zu erfahren, auch Jobwechsler und Quereinsteiger suchen Informationen. Hier muss man beraten, Orientierung bieten, aktivieren und weiterbilden. LegalProfession ist nach AZAV als Träger von Maßnahmen zur Arbeitsförderung nach SGB III zertifiziert.

Engelken: Was müssen junge Leute denn für Fähigkeiten mitbringen, um Rechtsanwaltsfachangestellte, oder ReNoPat zu werden?

Proft: Hexen, Zaubern und Hellsehen. Man muss zusammen arbeiten können, das ist schon eine echte Herausforderung. In der Assistenz arbeitet man für und nicht mit dem Anwalt im Team, wie es leider oft in den Anzeigen steht. Es gibt solche Menschen, die gern unterstützend arbeiten, man muss sie nur finden und richtig ansprechen und ihnen nicht etwas versprechen, was sie in dem Beruf nicht erleben werden: Karriere.

Engelken: Was müssten die Kanzleien selber tun, um mehr Assistenzpersonal zu gewinnen?

Proft: Gewinnen heißt halten. Meist bricht der Prozess aber bei der Anwerbung ab. Aufgrund der partnerschaftlichen Struktur und der freiberuflichen Mentalität der Berufsträger gibt es in Kanzleien kaum Personalführung. Ohnehin dreht sich alles in erster Linie um die Partner der Kanzlei. Nachwuchsrekrutierung ist ein gewichtiges Thema, aber zielt ausschließlich auf die Gewinnung von jungen Anwälten. Die juristische Assistenz spielt eigentlich keine Rolle. Aber es gibt viele Vakanzen, viel Mangel und viele Engpässe. Man schaltet Anzeigen, beauftragt Recruiter und sogar Headhunter. Allerdings ist eine Notarfachangestellte, die über 15 Jahre bei ihrem Notar arbeitet, wenig begeistert, wenn ein Headhunter in der Kanzlei anruft. In einer Zeit in der das Feld schlecht bestellt ist und die Erde schon verbrannt, sollte man keine Erntehelfer einsetzen. Man brauchte eher Menschen, die sich um die jungen Pflänzchen kümmern.

Engelken: Wie sieht es mit den anderen Mitarbeitern von Kanzleien aus – Wirtschaftsjuristen, Bibliotheksmitarbeiter, Rechercheure: haben Kanzleien da auch Probleme, Nachwuchs zu finden?

Proft: Das Problem beim Business Service liegt auch hier in der Intransparenz des Marktes. Das Feld der internationalen Wirtschaftskanzleien ist Absolventen der wirtschaftlichen Studiengänge nahezu unbekannt und die Tätigkeit in einer Partnergesellschaft ohnehin Berufserfahrene scheitern oft an falschen Erwartungshaltungen, wohl auf beiden Seiten und die Wirtschaftsjuristen scheitern immer noch am anwaltlichen Berufsrecht. Auch hier gibt es viel Unwissenheit auf beiden Seiten. Hier kann man als Vermittler viel Gutes tun.

Engelken: Wenn Sie Kanzleien einen Tipp in Sachen Mitarbeiterrecruiting geben müssten, was würden Sie ihnen raten?

Proft: Transparenz und Perspektivenwechsel. Recruiting ist Kommunikation. Ich wurde kürzlich von einem Notar gefragt: Warum bewerben sich die Kandidaten bei Ihnen und nicht bei uns, wir inserieren doch auch? Wenn ich Anzeigentexte schreibe, dann nehme ich die Rolle des Bewerbers ein und spreche ihn an. Ich erreiche ihn damit auf einer persönlichen Ebene und bewege ihn dazu, eine Bewerbung zu schreiben. Ich kenne seine Wünsche und auch seine Ängste. In der Hinsicht bin ich als Vermittlerin klar im Vorteil. Ich kenne beide Seiten und weiß, was sie sich wünschen.

Engelken: Zum Abschluss bitte noch einen Ratschlag für Bewerber

Proft: Der erste Ratschlag lautet: Klar kommunizieren. Was kann ich? Was will ich? Wo will ich hin? Der zweite Ratschlag lautet: Perspektive wechseln. Was könnte sich der andere wünschen und von mir erwarten?

Der dritte Ratschlag heißt: Wie kann ich den anderen von meinen Fähigkeiten überzeugen und ihn für mich begeistern?

Vielen Dank für das Gespräch!

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